Políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales del Programa Colombia Nos Une

El presente documento contiene las Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales del Programa Colombia nos Une, de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores (Cancillería), en adelante “EL PROGRAMA”, aplicables al uso de la página www.colombianosune.com. 

 

A. INTRODUCCIÓN

 

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013,  a continuación informamos a todos los titulares de los datos que reposan en las bases del PROGRAMA, sobre los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso, manejo y transferencia de datos personales que  EL PROGRAMA realiza de sus datos, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento.

 

En armonía con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen. En esta política de tratamiento se plasman las políticas empresariales de acuerdo con las cuales EL PROGRAMA realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad del tratamiento, sus derechos como titular, así como los mecanismos previstos en la Ley para el ejercicio de tales derechos. 

 

En general, la política de privacidad y manejo de sus datos personales tiene como finalidad informarle que la obtención, manejo y utilización de información personal de terceros, que tengan una relación con  EL PROGRAMA, recolectados con ocasión de los servicios prestados en desarrollo del mismo para efectos principalmente de establecer y mantener una relación con nuestros usuarios, se adelantará, única y exclusivamente, si ésta se ha suministrado de manera voluntaria, bajo su pleno conocimiento y consentimiento previo y expreso.

 

 

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 1.- LEGISLACIÓN APLICABLE.-

 

El presente Manual de Políticas y Procedimientos en Materia de Protección de Datos Personales fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “Por al se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

 

Artículo 2.- ÁMBITO DE APLICACIÓN.-

 

El presente Manual de Políticas y Procedimientos en Materia de Protección de Datos Personales se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recolecte y maneje EL PROGRAMA

 

Artículo 3.- BASES DE DATOS.-

 

Las políticas y procedimientos y contenidos en el presente Manual, aplican a las bases de datos que maneja EL PROGRAMA, que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, cuyo periodo de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta un término de 10 años.

 

Artículo 4.- OBJETO.-

 

Por medio del presente Manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que le asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos de los titulares de la información. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza EL PROGRAMA a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido por la Ley.

 

Artículo 5.- DEFINICIONES.-

 

Para efectos de dar aplicación a las reglas del presente manual y de conformidad con lo preceptuado en los artículos 3 y 5 de la Ley 1581 de 2013 y el Decreto 1377 de 2013, se entiende por:

 

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

 

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

 

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

 

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

 

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

 

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

 

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

h) Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

i) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima sólo es relevante para el titular.

 

j) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

k) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por EL PROGRAMA dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

l) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando EL PROGRAMA ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del PROGRAMA.

 

 

Artículo 6.- PRINCIPIOS.-

 

El PROGRAMA guiará todas sus actuaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales teniendo en cuenta los siguientes principios:

 

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos recolectados por EL PROGRAMA deben obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de esta, por mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de EL PROGRAMA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por EL PROGRAMA, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

Artículo 7.- FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN.-

 

En atención a que al Titular de los datos personales le asiste el derecho a contar con la privacidad de los mismos,  EL PROGRAMA informa que los datos personales recolectados se utilizarán para las siguientes finalidades:

 

a) Establecer y mantener una relación con colombianos migrantes en el exterior y otros usuarios del portal.

 

b) Envío de noticias, eventos, actividades que se realizan el país de residencia de los usuarios.

 

c) Envío de información sobre servicios y acciones realizadas en beneficio de la población migrante colombiana.

 

d) Caracterización de la población migrante en el exterior.

 

e) Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación existente entre el Titular y EL PROGRAMA.

 

De acuerdo con las finalidades enunciadas, sus datos personales podrán ser puestos a disposición del personal encargadas de labor correspondiente, dentro de la compañía, sin excluirse la posibilidad de ser transferidos a encargados, consultores, asesores, personas y oficinas externas según sea necesario para cumplir con las finalidades citadas.

 

 

CAPÍTULO II

AUTORIZACIÓN

Artículo 8.- AUTORIZACIÓN.-

 

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por EL PROGRAMA, requiere del consentimiento libre, previo, voluntario, expreso suficiente y debidamente informado del titular de aquellos. 

 

EL PROGRAMA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

 

Artículo 9.- FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.-

 

La autorización será emitida por EL PROGRAMA y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.

 

Con el procedimiento de autorización consentida, se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

 

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales: 

 

a) Quién recopila (responsable o encargado). 

b) Qué recopila (datos que se recaban). 

c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento). 

d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.

 

Artículo 10.- PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.-

 

EL PROGRAMA, adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización del Titular, para el Tratamiento de los datos recolectados.

 

Artículo 11. AVISO DE PRIVACIDAD.-

 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Artículo 12. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.-

 

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

 

a. La plena identificación del responsable del tratamiento de los datos personales.

b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

c. Los mecanismos generales que ha dispuesto EL PROGRAMA para que el titular de la información acceda, conozca y consulte la política de tratamiento de la información adoptada por EL PROGRAMA.

 

EL PROGRAMA, conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los titulares, mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento del modelo, EL PROGRAMA podrá emplear medios físicos, informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

 

CAPÍTULO III

DERECHOS Y DEBERES

 

Artículo 13.- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.-

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EL PROGRAMA

 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL PROGRAMA, en su condición de Responsable/encargado del Tratamiento.

 

c) Ser informado por EL PROGRAMA acerca de los usos o Tratamiento otorgado a los datos personales del Titular, previa consulta por parte de éste.

 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante EL PROGRAMA

 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Artículo 14.- LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR.-

 

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o mandato.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

Artículo 15.- DEBERES DE EL PROGRAMA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. -

 

EL PROGRAMA, tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de los Titulares de la información y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra autorizado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. EL PROGRAMA se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:

 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;

 

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;

 

d) Tramitar consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;

 

e) Insertar en la base de datos la leyenda “Información en discusión judicial” una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre los procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;

 

f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

 

g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

 

h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

 

i) Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

CAPÍTULO IV

PROCEDIMIENTOS

 

Artículo 16.- DERECHO DE ACCESO.-

 

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, EL PROGRAMA debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:

 

a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

 

b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

 

c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de EL PROGRAMA de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

 

Parágrafo: EL PROGRAMA garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

 

Artículo 17.- CONSULTAS.-

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, EL PROGRAMA garantizará el derecho de consulta, suministrando a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales EL PROGRAMA garantiza:

 

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

 

b) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

 

Parágrafo.- En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

Artículo 18.- RECLAMOS.-

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1. El reclamo lo deberá presentar el Titular o su representante, teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que para tal efecto propone el Responsable del Tratamiento de la Información. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene EL PROGRAMA una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Artículo 19. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

 

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a EL PROGRAMA la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

 

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

 

a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

 

b) Su representante, previa acreditación de la representación.

 

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

Parágrafo 1.- La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por EL PROGRAMA, señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

 

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

 

2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

 

3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

 

4. Según el caso, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

 

Parágrafo 2.- RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. EL PROGRAMA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

 

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

 

a) EL PROGRAMA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

 

b) EL PROGRAMA podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 

c) Para estos efectos, EL PROGRAMA podrá utilizar los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

d) Cada vez que EL PROGRAMA ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web. 

 

Parágrafo 2.- Supresión de datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a EL PROGRAMA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

 

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

 

c) Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por EL PROGRAMA Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto pudiendo el responsable negar el ejercicio del mismo cuando:

 

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas.

 

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, EL PROGRAMA debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

 

Artículo 20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, EL PROGRAMA, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

 

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que EL PROGRAMA deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

 

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a EL PROGRAMA indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

 

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.

 

Los mecanismos o procedimientos que EL PROGRAMA establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento, no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

CAPITULO V

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

Artículo 21. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, EL PROGRAMA adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Artículo 22. IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD.

 

EL PROGRAMA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

 

 

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 23.- EL PROGRAMA designa responsable de las BASES DE DATOS y para cumplir con la función de protección de datos personales, a la Administración del Portal. 

 

La Administración del Portal dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

 

A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos.

 

 

Artículo 24. VIGENCIAS.

 

El presente manual rige a partir del 6 de febrero de 2015.

 

DATOS GENERALES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

 

Programa Colombia Nos Une

Correo electrónico: [email protected]

 

Teléfonos: (57-1) 381 4000 – Ext. 1238 Fax: (57-1) 3814747

 

Dirección: Carrera 5 No. 9-03 Oficina OH 217

Bogotá, Colombia